最佳员工生存手册-第2章
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上班时间别让办公桌太干净
想让你的老板也认为你是一个勤奋、有效率并且有团队精神的员工吗?也许,在办公桌上做点改变,就能有这样的效果。有时候,你可以让你的办公桌“乱”一点,“杂”一点,千万不能太“干净”。??
●外观有点“乱”但“乱中有序”的模式。虽然东西很多,却不可思议地很整齐。各种文档分门别类,排列的非常合理而且具有逻辑性。这种办公桌完全是工作式的,没有任何个人痕迹,这样的办公桌让你看不出它是张三还是李四的。而且,它被安排得井井有条,任何机器、文档,即使是一支笔,都放在它们应该放的地方。??
如果你的办公桌就是这样的,很显然,说明你精力充沛、有生气,一切以工作为中心。你不太可能花很多时间在社交上,或让自己休息一下。你经常出差,所以时间对于你来说非常重要;而且你也的确杂务缠身,所以你不需要故意做出很繁忙样子;你对别人的观点并不在乎,因为你对自己的能力足够自信。你很有可能从事的是创造性的工作:如记者。??
●外观给人感觉很繁忙的办公桌。
这种办公桌你肯定也不会太陌生,它总是被掩盖在各种各样的档案之下,而且这些档案还有向周围领域(如架子和地板)扩张的倾向。这样的桌子虽然也没有什么个人物品(因为根本没有放的位置),却非常有个性:因为能那样乱、那样满的桌子也不会多见。??
如果你的办公桌是这样的,它就替你向公司每一个人叫嚣着,“我的主人是多么忙碌啊!”即使你并没有比别人有更多的活。可是,看看这样的桌子,它早就在公司里为你建立了忠诚、努力工作的形象。然而,另一方面,可能也会有人认为你效率低下、总是浪费时间,因为在那堆档案里找到想要的档案会多么困难!??
●外观上展示成绩的桌子。这一张桌子简直就是你的“战利品”展示桌。在这里,摆满了各种你能够得以骄傲的各种凭证:如公司给你的奖励、你某时某次赢得了某种猜谜才艺大赛。总之,桌子在为你宣称:知道我是谁吗?一个不平凡的人。??
如果你就是这张桌子的主人,那么,就说明你生性活泼、精力充沛、充满野心。你爱好挑战,对于任何自己想要的东西,会直接地去争取,“退让”并不是你的生活哲学。不过,你总是太繁忙了,所以,你不容易注意到细节问题:这可能是你向目标前进的阻碍之一。??
也别放任办公桌一团糟
●该丢掉的就丢掉
堆积如山的文件资料,回不完的传真和留言条,加上杯子、电话、装饰品、日历……你是否终日淹没在办公桌的混乱中理不出头绪?该是清场让工作条理分明的时候了!??
或许混乱的办公桌不代表混乱的工作,但杂乱无章的桌子却比较容易让人脑袋乱糟糟!但你可能会说,我也不想让自己这么乱,只是资料真的太多,工作真的太忙!试着丢掉或整理一下这些东西,你将拥有一个让你效率大增的工作空间。有哪些东西是需要扔掉的呢???
◇没用的餐具??
在办公室里用餐,一次性餐具最好立刻扔掉,不要长时间摆在桌子或茶几上。如果有突然事情被耽搁,也记得礼貌地请同事代劳。客气的请求易于被他人接受。??
◇还没看的报章杂志??
养成随手把你想看的文章剪下来贴到剪贴簿的习惯,不然干脆将杂志丢掉,因为摆得过久你也不可能再看它了。??
◇过多而无用的笔??
你可能在桌上、抽屉放了一堆铅笔、原子笔、荧光笔……去芜存菁留下几支你常用的,办公桌看起来会清爽一点!??
◇不断暴增的名片??
把用得到的名片资料键入电脑或电子记事本,然后扔掉这些占空间的纸卡,以后你只要指尖轻轻一点,就可以马上找到你要联络的人,这会省下你不少宝贵时间。??
◇眼花缭乱的装饰品??
满桌子的相框、玩偶、摆饰,不只制造混乱景象,还会分散你的注意力,让你无法专心工作。留下一两样具有纪念价值的东西就好,你会发现你不再老觉得眼花缭乱!??
●做好文件分类
开会在即,老板等着看你精彩的企划案,你正准备拿着熬了数个夜晚的成果向同事展现。在这关键时刻,你怎么也找不到你的文件,面对桌上一片凌乱的局面,你感到焦急万分,就连电子文档也不知存到哪里去了,最后你只能硬着头皮用口头报告。原本精彩的企划内容无法完整展现,你的心血与专业能力也大打折扣。??
这个时候你应该觉悟了吧?好好对待你的办公桌,运用一些方法归纳用品,把你的创意与重要讯息,归纳到一个有迹可寻、随时能找到的地方,从此让你的工作更加有效率。??
在公司分配的有限空间下,运用一些巧思增加自己的工作空间后,还得要把文件物品归纳得宜,才能算是成功又能真正得心应手。??
电脑进入办公室后,大家原本预估纸张的使用会减少,但事实却相反。如果说过去的纸张使用量是1,目前用量却是1。3,可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。??
把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起,放在固定的位置,千万不要散成纸海,这样你要找某一份文件时就有序可循,等看过后再依自己的分类方式归纳好。??
初步救急的方式只适用于少量文件,大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹,每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等,分?e用L型透明夹收好,做好标签,再整齐收到产品资料夹中,这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本,建议每次更新都能注明日期,这样就能快速找到最新版本的文件,如果要追溯之前的内容或是否修订有误,也可轻易找到。??
除了用产品分门别类,还可以依据经常接触的部门业务来分,例如业务部、行销部、财务部等;或是依文件功能,如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类,分类后,最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳,更方便找寻。
除了纸张文件外,期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的人如果把所有的期刊堆叠成一座小山,不仅不利调阅,占空间,有时同事借走后一去不回,也不容易察觉。可以将期刊有秩序地归档。首先分成周刊、月刊,周刊下又可以再分细一点。每一种刊物按期?e顺序排好,种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开,这样调阅资料非常便利,同事要借阅也方便,也较不容易遗失。??
至于分类到底要分到多细呢?千万不要分太复杂,复杂的分类系统反而可能造成寻找不便。一般来说,100个档案中,每个只装2份的文件,不如分类成20个档案,每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类,在一段时间后可能会被你遗忘,让你因为找不到文件而倍感挫折,达不到你原来进行分类想要达到的目的了
办公室智慧重视名片的作用
在职场中,他人对你的印象往往起源于你递上的那张表明你身份的名片。所以,千万别小看了名片,在现代职业场上,一张小小的名片往往能起到你无法估量的作用。名片的制作
名片,是当代社会私人交往和公务交往中一种最为经济实用的介绍性工具。由于它印制规范、文字简洁、使用方便、便于携带、易于保存,而且不讲尊卑、不分职业、不论男女老幼均可使用,因此它用途广泛,颇受社会各界的欢迎。??
眼下国内最通用的名片规格为9cm×5。5cm。如无特殊需要,不应将名片制作过大,甚至有意搞折叠式,免得给人以标新立异、虚张声势、有意摆谱之感。印制名片的纸张,宜选庄重朴素的白色、米色、淡蓝色、淡黄色、淡灰色,并且以一张名片一色为好。最好不要印制杂色名片,令人看得眼花缭乱。也不要用黑色、红色、粉色、紫色、绿色印制名片,它们均会给人以失之于庄重的感觉。不提倡在名片上印人像、漫画、花卉、宠物。这些东西并无实用价值,却会给人以华而不实的印象。??
在国内使用的名片,宜用汉语简体字,不要故弄玄虚,使用繁体汉字。切勿在一枚名片上采用两种以上的文字,也不要将两种文字交错印在同一面。制作名片,最好不要手书自制,也不要以复印、油印、影印的方法制作名片,它们均不够正规。名片上的文字同其他应用文一样,首先要合乎规范,否则就会引起误解,影响交际效果。在合乎规范的前提下,可以讲究自己的风格,表现自己的个性。名片的风格、个性,主要表现在片面布局与字体的选择设计方面。就字体而言,行、草、篆、隶及各种美术字体均可。??
随着名片使用日益广泛,除所用纸张越来越好外,名片的片面设计也越来越新颖。如可以在片头上印一些装饰图案,还可以将单位徽记印在名片上,以树立企业形象。??
名片的使用
名片的使用决不是个简单的动作,该在什么时候、什么地点、向什么人怎样递上名片是一门学问。名片是一个人身份的象征,当前已成为人们社交活动的重要工具。因此,名片的递送、接受、存放也要讲究社交礼仪。??
名片必须是经过精心设计的作品,它的功用是要让别人能想起世上还有你这号人物。??
当别人想动用人际关系去搬救兵时,你这张名片就是一份很重要的线索,因此在设计上千万不要草率。??
●交换名片
向对方递名片时,应面带微笑,注视对方,将名片正面对着对方,用双手的拇指和食指分别持握名片上端的两角送给对方。如果是坐着的,应当起立或欠身递送,递送时说一些“我叫×××,这是我的名片,请笑纳”“我的名片,请你收下”之类的客套话。递送名片时要注意:地位低的人先向地位高的人递名片,男性先向女性递名片,当面对许多人时,应先将名片递给职务较高或年龄较大者,如分不清职务高低和年龄大小时,则可先和自己对面左侧方的人交换名片。??
在社交场合,名片是自我介绍的简便方式。交换名片的顺序一般是:“先客后主,先低后高”。当与多人交换名片时,应依照职位高低的顺序,或是由近及远,依次进行,切勿跳跃式地进行,以免对方误认为有厚此薄彼之感。名片的递送应在介绍之后,在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片,更不要把名片视同传单随便散发。??
在与他人交换名片时,要养成记住对方姓名的习惯。名片是表达自我的“作品”。如果你不重视别人的名字,又有谁来重视你的名字呢!此外,在交换名片时,要保持名片的整洁,不要轻易地在自己的名片或他人的名片上随意涂改或做笔记,因为这样会造成他人心理上的不快感。??
其实要记住名字,也是有方法的,我们常在一些场合中交换名片时,不要拿到名片就往口袋塞,最好还是看一下名片,默念一下对方的名字及名片上的内容。然后当天回去之后,稍微记录一下,再将名片作分类整理。在职场上要记住人家的名字,名片的整理真的很重要。记住了的名字,赶快打电话给他。当你做了整理之后,你还是要做好联络的工作;这是建立人际网络很重要的一点。??
刚刚讲到名片的交换,其实这也是有技巧的。首先在人多的场合,一定要带足够的名片。其次要注意发名片的时机。有些时候人家并没有要跟你拿名片,你却猛塞给人家,这是不好的。还有你要发名片时,你要看人家有没有手拿、方不方便拿,也许在酒会时,人家手上正拿着食物,没有手可以空出来拿你的名片,你却发给他,他当然是不好意思不拿,但却会造成?e人对你的反感!甚至名片一拿就?G到垃圾桶去了。或者是当人家正在谈话时,也不要打断谈话去发名片。??
接收他人递过来的名片时,应尽快起身,面带微笑,用双手拇指和食指接住名片下方的两角,并说“谢谢”、“能得到您的名片,深感荣幸”等等。随后有一个微笑阅读名片的过程,阅读时可将对方的姓名职衔念出声来,并抬头看看对方的脸,使对方产生一种受重视的满足感。名片接到后不能随便乱放,如果是初次见面,最好是将名片上的重要内容读出来,当对方递给你名片之后,如果自己没有名片或没带名片,就当首先向对方表示歉意,再如实说明理由。在对方离去之前,或话题尚未结束,不必急于将对方的名片收藏起来。??
交换名片的