8小时+从优秀到卓越的效率法则-第13章
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没时间做自己真正想做的事其他项目占用了太多时间删除一些项目为新
活动留出时间
不会说“不”不知道该怎么说学习并应用本章介
绍的五个步骤
经常卷入自己不想做的事情里被逼到只能答应果断决定说“不”
答应帮助别人的压力不想让别人失望提供其他办法，意识到你不是唯一的希望
案例研究：超出个人预期
吉姆·诺斯是一个小制造厂的人事部主管，去参加当地一个和人事主管相关的组织会议。这个团体每个月见一次面，一起吃顿早餐，并会在某个星期六发起一次年度的全天研讨会。
虽然吉姆很喜欢这个由业内人士组成的协会，但他觉得每个月都要一起吃顿早餐很难做到。他通常是早上的工作效率最高，而有时候这些会晤对他的职业提升好像益处不大，因为很多这个组织的成员彼此都是老朋友，所以他们好像主要把这些会面当作一种社交场合。
一天，一个他并不是很熟的人盖瑞·达克霍斯给他打来电话，问他要不要考虑去竞选这个组织来年的副主席，他很惊讶。当吉姆问他这个职位都要做些什么事时，盖瑞说：“哦，其实没有什么必须要做的事。我们要有一个人来担任这个职位只是因为我们的宪章是这样规定的。”
吉姆告诉他自己还想多了解了解，不过同意对方把自己的名字放在被提名候选人里。结果，他却是唯一的被提名候选人，所以他就被选上了。
几天后，主席凯瑟·考奈尔打电话给吉姆，告诉他那一周的晚些时候会有一个由组织里全体官员参加的午餐会议。吉姆想：“全体官员的会议好像是要做什么吧。但是既然我是副主席，我就去参加吧。”
等他去参加这个官员的会议后，他才发现原来副主席肩负着许多职责，包括策划每个月的早餐聚会，领导年度的新成员活动。凯瑟兴奋地告诉大家她刚刚听说自己公司要把她派到很远的外地去监督新成立的办事处三个月。这就意味着吉姆在那段时间里也要担负主席的职责。
吉姆突然意识到：“这个职位的职责远远超过了我的预期。如果我当初知道要承担这么重的职责，我肯定不会同意当副主席。”吉姆开始想象为这个他不觉得有多大价值的组织服务所需要耗费的大量时间和精力（而其实他又没有这么多时间和精力），他觉得自己快要崩溃了。他还发现自己满腹怨气，因为当初别人在描述这个职位的重要性时误导了他。
问题：
吉姆最大的错误在哪里？
如果你是吉姆，你会怎么办？
实际的情况
吉姆很快重新审视了一下自己的重要任务，觉得这项新的职位和自己要做的重要事情不符。他分析了一下如果把那么多时间和精力投放到新职位上会对自己已经投入的其他活动产生什么影响。他想如果把这些时间和精力都投入到自己的重要事情上去，那么自己可以在这些领域多做多少事情啊！
会议结束后，吉姆叫凯瑟留下来几分钟，然后对她说：“凯瑟，如果我当初知道本组织的副主席所要担当的所有职责，我肯定不会同意去做。很抱歉盖瑞给我打电话时我没有好好问清楚，现在我知道我的辞职会让协会临时处于比较麻烦的境地，但是没办法，我还是得辞职。”
凯瑟很不情愿地接受了吉姆的辞职，但考虑到吉姆一开始就这么坦率和诚实，而不是开始同意承担职责、中途又玩忽职守，所以还是对他表示了感谢。她在下一次会议之前任命了一个新的副主席，并把这个新任命写在了组织的新闻里。
有几个月，吉姆在开会时会觉得不舒服。有的人笑他“胆怯地退出”副主席的工作，但是慢慢地嘲笑就没了。当来年自己公司重新选举领导时，吉姆很庆幸地回想起这个决定，意识到自己把精力投入到重要任务上来是明智的。
分析
吉姆当时也可以把副主席的职位做得好好的，也可以策划很多了不起的项目，带头组织一场热闹非凡的新成员联欢活动。或许他也能从这些会议中学到很多，也能在与其他成员一起交往的过程中得到很多机会。
但有时候人们就是为了努力做好太多事情、取悦太多人而把自己的精力分得太散。你如果问问自己“什么对我来说才是重要的？”你就会认识到自己得到一些重要任务到底是什么。与其在自己原本满满的时间表上再加一些额外活动，还不如把那部分时间和精力投入到自己原本就投入的活动上去，这样自己会获得更大的满足感，也往往会更有成效。
要点小结
·如果你觉得自己做的事太多了，那么你就是做得太多了。
·如果你当初知道自己现在所知道的这些，你就不会参与到某项活动中去，而是会想方设法地逃避掉。
·记住：你首要的义务是找出自己，找出自己的兴趣和首要任务。没有其他任何人会为你去做这些。
·形成这样扣问自己的习惯：“从我自己的角度看，我必须去做这件事吗？”
·遵照战胜过度投入的五步骤去做。
·在同意接受新工作或新职责之前，认真地看看自己的时间表。如果对方等不及，那就马上说“不”。
·在做计划时，先预测出做完这些事情所用的时间，然后永远多留出25％的时间来。
·如果你可以把某项工作交给别人去干，那就交给别人吧！
·清醒面对生活中的改变。把这当作成长的一部分，为出现的新活动腾出时间。
·学会说“不”。找你的配偶或朋友来叫你做这做那，帮助你学会对这些容易拒绝的事说“不”。
·别人在叫你做事时，请充分使用沉默的力量。
·如果你最终的意愿是要对某个请求说“不”，那就马上把人家拒绝掉。这样对你和对对方来说都是一件好事。
·准备好给别人提供其他的解决办法；这样你在不得不拒绝别人时就不会感到愧疚了。
让战胜过度投入的办法在你的生活中起作用
从你自己的生活中找出一个和吉姆相似的状况。与其吃力地把这项工作和其他更重要的工作搅在一起去做，你是不是更情愿不去承担这份职责？当这件事不再出现在你的清单上时，你是不是会感觉很好？把你自己从一些沉重而又不必要的任务中解脱出来所获得的益处无疑会远远超过带来的后果。
写出你为了摆脱这项职责所要采取的头两个步骤，并写出你行动的日期。
问问你自己以下几个问题，想想你为什么会承担起太多的职责：
是不是你的不耐烦导致了自己的过度投入？
你是不是害怕别人不能把它做好？
为什么要让别人把他们的问题丢给你？
如果你不去做某个项目，最坏的结果会是什么？你能把它处理好吗？
你在努力地把事情做给谁看？
你想拯救谁？
你会在哪天开始实施战胜过度投入的五步骤？
制定一个30天的行动计划。30天后重新审视自己的进度，修正计划。
我关于战胜过度投入的细微边界想法：致命的四件事：文件、电子邮件、优柔寡断、拖延耽搁
“世界上最难做的事是本来应该昨天就做好的事。”
佚名
成功的先决条件是看你处理大量文件、电子邮件的能力，迅速、准确做决定的能力，以及做好今天该做之事的自律能力。
文件风暴
因为科技的迅猛发展，纸张出现的数量每日剧增。在我们这个世界，几乎什么都放在文件里，所以我们总是不敢把东西扔掉。结果，我们的文件管理系统承受着几十亿份文件的压力，等你想要找某份文件时却怎么也找不到了！据估计，我们当今社会所储存起来的文件里，有75…80％的内容都是没用的。
你处理进出办公室文件的方式，以及做出要不要留下这些文件的决定可以主导你的工作效率。现在的办公桌很多都是完全被文件淹没了……要做的事，要进一步获得信息的项目，不知道怎么处理的项目，上几周的文件，谁了解什么。许多收件箱变成了储藏罐，而垃圾箱则变成了空箱子。虽然我们一再地说：“如果文件可以放到你的办公桌上来，那就有办法让它们从你的办公桌上消失”，但很多人还是打不赢这场与文件的战斗。
掌控好文件的关键办法是让大多数文件根本就不要放到你的办公桌上来。
把你的收件箱从办公桌上挪下来，再把它搬到办公室外面去。如果没办法把它搬到门外去，那就把它留在办公室里。如果那样也做不到，至少要把它放在你的视线之外。如果你把收件箱放在办公桌上，很可能会产生以下一些影响效率的后果：
·你的收件箱会变成收件箱和待处理文件箱的混合体。
·每次有新东西进来，你都要停下来看看新到的到底是什么，这样就打断了你做事的专注状态，让你没法集中于要处理的问题。
·你会和送文件的人攀谈，这样又浪费了时间。
一天定一个具体的时间或定几次具体的时间去查看和分配收件箱里的内容。
除了有收件箱，你还应该有一个文件存放箱，一个废纸篓，一些内部办公信封以及一个发件箱。
定好一天应该查几次收件箱，一天一次足够吗？一天两次？每小时查一次？
不管你要怎么做，决定以后就坚持按这个时间表做下去，其他时间远离收件箱。
在特定的时间查看收件箱，不要把它拿到办公桌上。站着看收件箱里面的内容。
·浏览一下那些用作参考、需要留下来的文件，把它们和其他要整理的文件放在一起。
·对于那些应该由别人处理的文件，必要的话就在上面稍加注明，装在内部办公信封里填好，再直接放到发件箱里。
·把会客和会议安排的内容记在自己的日历本上，把通知单扔掉。如果是一份会议议程安排表，就把它放到相应日期的记事本（后面有详细说明）里。
·专业性的报纸和杂志应该分开：只是留着用作参考的应该直接放在“待整理”箱子里。那些你真的会看（至少是浏览）的书籍报刊应该放在阅读文件里面（你随身带着，有了空隙时间就拿来读读）。如果里面只有部分文章是你感兴趣的，那就把这些文章撕下来，把其他没用的扔掉。
·只有那些需要你采取行动的文件才能放到办公桌上。
把那些文件放到办公桌上以后，马上把两三分钟内可以做完的事做好。做好了，就放开。其他需要处理的项目应该归入合适的清单上（主要任务、行动清单、下一步行动清单等等），再把它们放在每日工作清单或者备忘记事本里。如果是今天就要处理的事项，把它放在每日工作清单上，再按照重要性分成A…B…C各个等级。许多人则会用活页本来处理。如果某个项目不用今天处理，那么就在右上角注明处理的日期，再把它直接放到备忘记事本里。
记事本：建立起来并让它起作用
记事本是一种组织管理工具，用来简化工作流程，跟踪和管理工作进程。设计很好的记事本可以让文件从你的办公桌上消失，而又会在你需要的时候准确出现。同时，它又不会弄乱你的办公桌和大脑。
记事本包含12份每月文件备忘，分别注明每个月份；每个月又包含31张每日文件备忘，也注明从1到31的每个具体日期。
（图片）
每日文件备忘放在前面，从第二天开始。比如今天是8月6日，那么第一页就应该写7日的文件备忘。后面的每日文件备忘就分别注明那个月剩下的日期（8…31）。“31”后面就应该是下个月（9月）开始的每月文件备忘，这一张后面就是每日文件备忘了（1…6）。而在那之后就是剩下的每月文件备忘了（10月到次年8月）。
总之，备忘的前半部分就是未来31天的文件备忘，后面就是未来12个月的备忘了。
记事本用起来很简单。我们就举8月6日为例。你把收件箱拿到办公桌上，面对着一大堆将来要处理的文件。你刚刚收到的8月15日的会议议程安排应该放到“15”备忘录里。对于9月22日的会议议程安排，则应该在右上角注明“22”再放好（不要把它放到“22”的备忘录里，因为那是放8月22日的）。你看到一份文件是要你在10月1日提交给老板一份详细报告，估计要大概一星期才能写完。给你自己多一点缓冲时间，把那份文件归到9月20日，在右上角注明“20”，再把它放到“九月”里面去。
你一天结束后应做15分钟的计划，这时把第二天的备忘录拿出来（这个应该正好是排在前面的），考虑一下第二天要做的事。把今天完成了的每日备忘放
