祝你更上一层楼:职业秘书实务-第5章

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　　公司正在召开董事会，外面来了个电话，对方要找总经理。开会时原则上不得接电话，在这种情况下，秘书首先就要弄清总经理是不是在开会；如果在开会，又有没有必要让总经理跑来接电话。这时全凭秘书的经验判断，判断稍有差错，就有可能出现失误。
　　又比如你在帮助上司整理文件时，上司突然问你：“对于市场部的某某策划案，你认为怎样？”
　　“实在对不起，我对这个问题不太清楚。”
　　你的这种回答虽然诚实，但也只能算是一种应付。上司征求你的意见，说明上司对你还是比较重视；你这样地回答，不仅对上司的重视没有任何表示，而且也说明你作为上司的助手，业务水平有待提高。
　　出现了差错，就应当采取措施补救。第一步就是要能发现差错。像上面这种情况，你事后也许会意识到对上司的询问的确缺乏应有的礼貌，但平时不注意钻研业务这个问题就往往容易被忽视。
　　c。当机立断
　　秘书已与张三约好，今天下午2点陪总经理去登门拜访他，商谈明年双方合作的事。正准备动身，值班秘书来电话，说李四来访，正在接待室。现在已经1点半了，秘书应该怎么办？
　　二者只能取其一。如果按原计划去拜访张三，就不能接待李四；如果在家接待李四，就得推迟或取消对张三的拜访；不仅不好选择张三或是李四，而且也不好向任何一方解释。而总裁办主任眼下不在家，而且一时也联系不上，没法向他请示，问题真有些棘手。
　　尽管如此，秘书仍然要冷静。首先应该想清可以采取哪些补救措施：给张三（或李四）去电话，推迟约会或者取消约会；尽快与总裁办主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访张三，那么，在告诉张三不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟约会造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度；另外，由于总经理活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。
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第三节　秘书工作有哪些特点（2）
当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。
　　d。从容不迫
　　有了对策，秘书还应想好孰先孰后，是先给张三打电话还是先通知李四；是先听取总裁办主任的指示还是先接原计划办，再向总裁办主任汇报……
　　在这种非常状态下，哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对公司（或总经理）有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。
　　比如说这次不能践约去拜访张三，并不意味今后也不去了。把原因说明，张三不一定就会计较；而对李四来说，由于长期的业务往来，与自己的上司建立了密切的私人关系，这次没有接待，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。秘书在想这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在首位。
　　e。有条不紊
　　想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果心里着急，说话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵。秘书错上加错。
　　亡羊补牢，当机立断，这是衡量秘书水平的一个重要标志。人非圣贤，孰能无过？秘书无论何时何地都应该保持一种亢奋的、积极的进取精神，不为一时的失败和挫折而气馁心灰。孔夫子在《论语》里说道：“知错就改，非过也”。秘书不是不犯错误，而是不犯同样的错误。
　　3、怎样区分工作的轻重缓急
　　这天早上总裁办秘书一进办公室，老板就让她起草一封上半年的工作总结报告，明天下班之前交给他，说下个星期开公司董事会要用。她估摸了一下，得三四万字，有二三十页；刚从老板办公室出来，她还没有坐下，老板又打电话过来，说今下午从一点开始，与公司一位副总、销售部经理和财务经理四人一起商量工作；她说她马上通知他们几个；刚放下电话，前台就送来一份传真；传真是新加坡恒鑫公司老总发来的，说后天到北京，让公司帮他预订个旅馆；她刚看完传真，老板又来电话，说下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，他没时间不去了，让她给对方发个电子邮件；她刚喘口气，人力资源部的人又过来通知她，说让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。
　　对于一些年轻的秘书来说，一上班就遇到这么大一堆杂事，心里确实有些发怵，不知从什么地方下手，因此在实际工作中往往是顾此失彼，所以，作为秘书一定要掌握区分工作轻重缓急的方法。
　　不管秘书的工作有多忙多杂，它们基本上可以分为三类：第一类是N——Now，即你现在必须马上处理的工作；第二类是T——Today，即你应该今天完成的工作；第三类是L——Later，即使明天完成也可以的工作。这种日常工作分类法又叫NTL分类法。哪些工作分在哪一类，秘书自己一般心中有数；一些从上司那里就分派下来的工作，在自我分类时需要多想想；有时你把握不了，你在接受上司工作指示时，最好顺便问清楚上司希望在什么时侯完成。
　　如果用这种NTL分类法来划分，那秘书这天早晨的几项工作就
　　应该这么划分：给老板写报告是T　类工作；通知副总他们开会是N类工作；把传真交给具体经办人是T类工作；给电视台发邮件是L　类工作，而参加档案培训也是L类工作。因此，这天早晨秘书的工作顺序应该这么安排：
　　首先到行政部办好四人开会要借用的会议室的手续，之后与其他三人联系；把传真给老板看一下之后，就马上把传真转给具体的经办人，并听取上司对这份电传的指示；把传真的事弄妥之后，赶紧给老板给报告，争取在今天把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台的邮件不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。
　　4、如何创造性地工作
　　a。不安于现状
　　中国有句古语，叫做“物极必反”，这就是说任何事物都有个极限，超过了这个极限，事物就会发生本质变化，走向自己的反面。秘书工作就是这样。如果秘书工作太熟练，就反而有可能影响秘书工作质量的提高，因为一般人刚从事秘书工作的时候，都会刻苦学习，勤奋工作，但达到一定的水平之后，有些人头脑里就会滋生一种惰性；满足于已有的经验，不愿去想什么新办法来提高自己工作的效率和质量。
　　不只是在秘书工作中，就是在一般的工作中，头脑里长出这种惰性的肿瘤都是非常危险的，容易断送自己的前途。因此，为了追求更高的效率、追求更佳的效果，秘书无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应这样在头脑里多问问自己：“事情为什么会出现这种样子？”“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”对于秘书来说，特别是要对一些偶然性事件多加留意，从中能悟出许多必然性的东西。
　　b。在创造中提高
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第三节　秘书工作有哪些特点（3）
秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令……总之是为上司创造一个最佳的决策环境，因此，在一般人看来，秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。的确，秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在许多时候，秘书对那些千头万绪的琐碎的工作都应付不过来，要创造性地工作，谈何容易！但是，事实上，秘书创造性地工作是非常必要的，因为只有创造性地工作，秘书工作才能上升一步台阶，也就是说，通过秘书创造性的工作，可以为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议等等，反之，如果秘书总是按部就班，不求创新，则犹如逆水行舟，不进则退，离上司的要求越来越远。
　　那么，秘书怎样才能创造性地工作呢？其实，就创造本身而言，秘书工作并没有什么特殊的地方，和其他工作一样，只要你明白了自己工作的目的，在工作过程中，不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”创造性就会自然而然的在这种求解的过程中发挥出来。世上的事，从来就是如此，功夫不负有心人。
　　上司经常要召开各种各样的会议，秘书在做会前准备工作的时候，就应多想想：开会的目的是为什么？达到这些目的就一定要这样兴师动众吗？有没有其他更简便的方法？又比如，在协助上司处理各种文件时，看了各个部门送上来的请示报告或汇报材料，秘书就要在心里琢磨，这些报告的内容是否充实或者应写得更为简便一些……
　　这样的例子可以说是不胜枚举。再举一个例子，给上司安排工作日程，一般来说，时间都是宽裕的，假如其中的某一天实在没有什么特别的工作可以安排，就一定要在电脑里进行调整吗？如果对这类问题平时不随便放过，那么，在遇到一些特殊问题时，也会得心应手。
　　c。及时建议
　　由于这种日积月累，秘书往往对某些问题产生独到的见解，因此，秘书要及时向上司或有关业务部门提出建议。也正是因为如此，秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系，得到他们的信任，一方面是为了掌握更多的信息，另一方面也是为了使自己的建议能为各方面接受，产生积极的作用。
　　不积涓涓细流，无以成江海。秘书只有像海绵吸水一样平时就积累各种知识和信息，才能有自己的思想火花闪光，提出自己独到的见解，进行创造性的工作。但是，在这里所说的“创造”，不同于艺术家们的“创造”，不是所谓“形象思维”的结果，而是需要长期脚踏实地工作才能做到。这正如溶岩的喷发，是岩浆在地壳底下热与力长期作用的结果。秘书只有这样，才能做到“一鸣惊人”，逐渐得到上司的信任。得到上司的信任，是做好秘书工作的前提，可以说，上司的信任是秘书工作的生命所在。“上司不在时，秘书的工作更忙”，这就是对秘书的最高评价。
　　d。沉着细心
　　不只是那些新秘书，就是一些秘书工龄不短的人，来到上司面前时，心里总兔不了有几分紧张。这种紧张往往造成自己说话不自然或者词不达意，出现不必要的失误。秘书是上司的助手，服务对象主要是上司，所以这种现象很有害，必须坚决克服。秘书在听取上司的指示时，往往会遇到一些疑问，比如觉得上司说得模棱两可、甚至有些暖昧，在这种情况下，秘书一定要打消自己的各种顾虑，直接了当地再问上司一遍，否则出了问题由秘书负责，这样，不仅对秘书自己不利，而且对上司也没有好处。
　　保持心身的健康也是秘书成功的一大诀窍。秘书在工作中要能去掉自己内心的各种私心杂念，不致于凭感情办事或凭想象想当然。我们的祖先历来讲究所谓的“静中之动”，在秘书工作中也要正确处理这种“静”为“动”的关系。秘书工作要求的“静”就是秘书能做到客观冷静地观察和处理各种工作，而秘书工作要求“动”，则是秘书永远保持一颗追求工作尽善尽美之心！
　　

第一节　秘书为什么要有丰富的常识（1）
1、常识对秘书有什么意义
　　秘书在日常工作中常常会遇到这种情况：客人按预约的时间来访，可上司一时还离不开，要么是与前面的客人没谈完，要么是在打一个长途，需要让客人等一会儿。在这个时候，你就得替上司招待客人。在客人等待的时候，你让客人干等是很不礼貌的。如果客人有几位，他们自己可能会聊点什么；如果只有一位客人，你让他干等，他就会越等越急躁。因此，秘书在这个时候应该跟客人聊点什么。在这种情况下，客人一般会主动提一些话题，范围则可能从克隆人到世界杯。这时，秘书应根据客人提起的话题与他进行交谈。如果能与客人进行这种交流，客人不仅不会焦急，而且会对你本人产生一种信任感。
　　作为秘书，与客人交谈是一项很重要的日常