祝你更上一层楼:职业秘书实务-第3章
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a。整理办公室
秘书的第一件事就是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领天天都要整理自己的办公室，但是，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。然而，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系的各种工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。如果上司对秘书说：“请把某年某月某日上海分公司的资料拿来”，而秘书迟迟找不到这份资料，就说明这个秘书未能为上司创造最佳的决策环境。又比如因某种原因，总经理有段时间需要自己每天下午去幼儿园接儿子回家；这天下午开董事会，一直要开到晚上八点。在这种情况下，秘书应该主动地代替总经理去幼儿园帮他接孩子，以免总经理分心。
b。收集信息
比如你在一家较大的跨国公司做秘书，你的上司负责着公司的生产、销售、新产品开发等工作；秘书为了给他决策提供可靠的信息，要随时与承担这些工作的业务部门及有关公司联系，收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是从自己的企业收集的信息，是否准确还比较好办，要是从外面企业收集到的资料去判断就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。
c。上司的保健
健康是工作之本。上司没有良好的体质和充沛的精力，就不能适应当今企业之间激烈竞争的要求，所以，上司身体的保健应当也是秘书工作的一项重要内容，但秘书毕竟不能完全替代保健医生的工作，主要是给上司安排好午餐。在安排午餐时，既要照顾上司的口味习惯，又要考虑上司身体的接受能力，保持营养的大致协调。领导的年纪一般偏大，有些人患有慢性病，如糖尿病、高血压、冠心病等；特别是在宴请的时候，对这些病有什么忌口，秘书应随时提醒领导。保健的另一方面是注意好上司的休息，因为上司的年龄一股偏高，精力不如从前，所以，在给上司安排工作日程时，要充分考虑他们的休息时间。
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第二节 上司需要什么样的秘书（1）
1、上司用什么标准选择秘书
a。看起来舒心
领导人在选择自己的秘书时，一般都有自己的偏好。有的喜欢性格开朗的，有的喜欢美貌的，有的喜欢勤快的，有的喜欢沉稳的……尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”秘书的看法都基本相似：首先，作为一个秘书，你必须让上司看着舒服。这个看着“舒服”，并不一定是特别漂亮，它还要求你的衣着打扮和言谈举止都非常得体，有相当的气质。
作为秘书，你要给上司一个良好的第一印象，除了容貌之外，包括你说话的重音、音调和口齿是否清楚等在内，都有可能影响他对你的第一印象。尽管一个秘书的价值和她的外表没有直接关系，但遗憾的是，即使你的内在品质非常优秀，你给上司的第一印象仍是由你的外貌决定的。上司决定是否选择你做秘书，往往又取决于你给他的第一印象。当然，如果你只给上司留下好感，还不足以让他放心地把工作交给你。
b。带在身边放心
光看着舒服，上司还不会真正信任你；他还要继续考察你是否诚实与忠诚。你只有让上司信得过你，你才能算是真正的“秘书”，否则，尽管你可能被称为“秘书”，实际上也就是一个普通的文员。
为什么秘书一定要让上司感到放心呢？因为秘书经常要直接或间接地接触一些公司重大决策的信息，甚至有可能参予对这些信息的处理，因此，你必须让上司对你放心，作为秘书职业的第一条准则就是保守秘密。有些年轻的秘书泄密，并不是她们有意这么做，很多时候是由于她们的疏忽造成的，如被人盗走机密，或对方通过对自己的行为进行推测得到机密。因此，秘书要小心慎言。另外，一些人由于失恋等原因造成精神上不很稳定，感情上有点什么波折都会挂在脸上，这样的人也很难让上司放心让她作自己的秘书。
c。用起来省心
只有当上司对秘书感到放心之后，他才会根据你的能力来安排你的工作，而秘书也只有通过充分发挥自己的能力，才能让上司对自己的工作满意，成为上司名副其实的助手。那么，要具备什么条件才能让上司用起来省心呢？
第一条就是经验丰富。一个有能力的秘书，无论遇到什么、在什么时候和该怎么处理，都能从公司的全局出发考虑问题。如果秘书不能正确地理解上司的意图，就抓不住工作的重点；如果不知道自己工作的重点，自然就不知道在一大堆工作中，哪些工作应该优先安排，所以很多秘书经常费力不讨好，甚至给上司帮倒忙，错过时机；这种秘书自然谈不上是有组织工作能力的秘书。可以说，只有具备了一定组织力的秘书，才有可能被上司当作有能力的秘书。
一个有经验的秘书，她在工作中会有这么些特征：先决定工作的优先顺序，然后再着手开始工作；做好必要的准备工作后再开始工作；恰到好处地整理好办公环境，以减少疲劳；文件存放从不将就，按规定存放一步到位，这样要找文件时非常方便；在不是特别强调优先顺序的情况下，工作从难到易；对于那些特别耗时间的工作，在处理过程中向上司反映，听取上司的指示。
第二条就是心身健康。上司对秘书的要求首先是头脑敏捷，所以说秘书工作既是体力工作也是脑力工作，因此，身心健康是从事秘书工作的先决条件。生活有规律，保持适度的运动与休息，注意饮食的平衡；只有保持身体健康，才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工作，这是作为秘书最基本的条件。
为了保持心身健康，条件允许的话，秘书一定要注意休息好，特别是中午。午休能极大地提高人们在下午的工作效率，这并不是一个个人习惯的问题，早已被科学所证明。如果中午不休息，下午就有可能出现犯困“走神”的现象。当你正在接受领导指示的时候，你却在“走神”，甚至忍不住呵欠连连，领导看了会怎么想？即使他不当面批评你，你在那种状态下能完全领会领导的意思吗？
2、秘书要具备哪些基本素质
a。认真
在企业，每一个人都要“认真”工作，这是理所当然，做到“认真”二字也是很普通的要求，但是，从另一个意义上来说也是很困难的。特别是对于年轻人来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但无论哪家企业都不会允许有这种享受及类似的行为。作为秘书，不仅要遵守公司的规章制度，而且还要比一般员工做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧和拖拖拉拉。
现在有许多女孩子选择秘书作为职业，仅仅是受了一些电视和小说的影响，以为做秘书轻松和浪漫，既不像营业部的销售人员那样有销售指标定额的压力，也不像研发部的科研人员那样必须按时完成相关项目，工作业绩指标弹性很大。所以，一些秘书在上班的时候出现注意力不集中的现象是难免的，如打电话时嘴里嚼着口香糖，手里玩着铅笔；做事马马虎虎、粗枝大叶、缺乏主动性和责任感，等等。
b。诚实
所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，作为白领都需要诚实，但为什么对于秘书，这一点需要特别强调呢？
第二节 上司需要什么样的秘书（2）
比如，你把客人说的“下午14点来拜访〃听成〃下午4点来拜访〃，工作中出现了差错，就应该实事求是地向上司认错，不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任；另外，有些人为了自己或自己朋友的私利，故意隐瞒事实的真相，不如实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的人品。
给领导当秘书必须聪明，否则领导不会真正地信任你。但是，秘书必须明白，虽然每个领导都有他犯糊涂的时候，但领导很少弱智，跟领导玩聪明，耍心眼，最终结果往往是搬起石头砸自己的脚。所以，对于秘书来说，如果少些小聪明，可能是一样好事。
c。保守秘密
前面已经说过，作为秘书你必须让上司放心，所以，保守秘密是秘书起码的职业素质要求。
为了严守机密，秘书应有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息在信息方面的价值以及与各方面的利害关系。那么，有哪些东西属于应当保密的范围？如企业领导人的人事变动、机构调整、新产品开发等内容。由于它们关系到企业的生存与发展，所以它们的信息价值很容易判断。但是，有很多东西就不那么容易辨识。比如，上司在访问某用户时，就双方的合作提出了新的方式，对这种新的方式要不要保密呢？秘书认为这种方式在书刊杂志上作过大量的介绍，没有什么保密的价值，因此，秘书在接待另一家老客户时，无意之中把这件事说了出来。因为现在所处的这个社会是一个竞争的社会，可能说者无意，听者有心，于是他提前采取了行动，占据了市场的主动，结果给自己带来了无穷的后患。类似的情况很多。由于对象和时间的不同，同一条信息的信息价值也大不相同。秘书一定要把握这种信息价值的微妙之处，既不粗枝大叶、无所顾忌，也不风声鹤唳，草木皆兵。
比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们经理住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉告。”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这种保密，除了能得到一个“神经质”的绰号外，就没有什么实际意义了。
忠诚对于秘书来说，实质就是她的职业生命。如果一个秘书对她服务的上司或公司没有忠诚感，就不能算是一个真正的职业秘书。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书忠诚度更为重要。因为这种新兴的公司，它们在市场中的核心竞争力，可能就是一项专利，或者是一个技术诀窍，或者是一个创意，有时甚至只是一条商业机密，就像当年的可口可乐公司一样，就只有一个配方。如果秘书为钱，或者为了泄私愤，完全有可能利用职务之便，出卖公司的这种无形资产，而且可以做得人不知、鬼不觉，甚至把老板卖了，老板还会夸她精明。
d。谦逊
虽然一般的秘书在公司的正式地位都不是很高，但由于秘书经常代理上司行使一些职权，所以，如果秘书没有谦虚的品质的话，就会自然而然地养生出骄横跋扈的毛病。一些秘书以为上司的职权就是自己的职权，喜欢在公司里拉帮结伙，谁要是不买自己的账，就假公济私，想方设法结对方穿小鞋；即便秘书不是一个颐指气使的人，但总会有人看在上司的份上向秘书献殷勤，如果秘书不具备谦虚的品质，慢慢地也会把自己的尾巴翘起来。
秘书必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果你不谦逊，不仅得不到各部门的支持，反而到处有人给你使绊，让你寸步难行。
e。忍耐
由于市场竞选越来越激烈，企业领导人的压力也越来越大，因此，他们在工作中出现不顺也是常有的事。一旦工作出现挫折，他们就有可能要找个目标发泄心中的焦虑。自然而然，秘书就是公司领导人发泄的最佳对象，因为一是发泄方便，二是发泄后的代价很小，几乎可以说是“free”。曾经有位名人在电视上公开宣称，“经骂”是他找秘书的首要条件。所以，秘书要有忍耐精神。日常工作中经常会出现这种情况，比方说，秘书为上司约好了到某公司会谈的时间，但因对方临时�
